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この記事ではメールの宛先に使う「TO」「CC」「BCC」の違いや、その使い道を紹介します。
普段「TO」しか使ったことがない方も、「CC」や「BCC」の意味と使い分け方法を知っておくとビジネスなどでいろいろ活用できるので、ぜひ覚えておきましょう。
「TO」はメインの送り先
まず一番わかりやすいのが「TO」です。
「TO」はそのメールの送り先、宛先です。
「TO」は一人に送るだけでなく、「, カンマ」で区切ることで複数人に送ることもできます。
「CC」とは何？
「CC」は読み方は「シーシー」、アルファベットをそのまま読みます。本来は「Carbon Copy」、つまり「複製」を意味します。
どんな相手をCCに入れるといいか？というと
- 念のためメールの内容を知って欲しい人に「情報共有」の意味を込めて
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というところでしょうか。
そのため「CC」で送られた人はメールの要件の直接的な当事者ではなく「ちなみに」という状態です。そのためCCで送られた人はメールの返事を返さないことが多いです。
もしCCで送った人から返信して欲しい人は「CC」に入れないか、メールの書き出しで「ご意見いただきたいのでご返信ください」と明記することをお勧めします。
「CC」の使用例
もう少し具体的に「CC」をどんな人に送れば良いのか例を挙げてみました。
- ミーティングや会議、飲み会に不参加の人たちをCCに
- プロジェクトの前任者や責任者をCCに
- 社内の営業をTOに。営業事務をCCに。
- 関係各署の人たちをCCに
CCは受信者が誰にCCを入れているのか知ることができるため、社内メールや同じサークルの仲間、さらにお互い面識がある人たちにメールを送るようにしましょう。
「CC」を使うときのマナー
メールアプリにもよりますが、メールを受信した人は自分が「TO」で送られてきたのか、それとも「CC」で送られてきたのか瞬時に判断できません。
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そのためメールを書くときは本文の書き出しに誰を「TO」と「CC」にしているのかハッキリ書いておくとわかりやすいです。
例えば冒頭の書き出しで「TO」が誰か、そして「CC」が誰か、相手の名前を連名にします。
グリーンアップル 企画部 斉藤様
CC：人事部 山下様
ただこれだけでは「CC」で送られた人は自分が返事をした方が良いのか、そもそもメールを読んだ方が良いのかわからないかもしれません。
そのため、メールの書き出しなど早い段階で誰に送っているのか、またなぜ「CC」を入れたのか明確にすると、「CC」の目的が明確になります。
例えば社内メールの場合、こんな風に書いてもいいかもしれません。
このメールは情報共有のために関係各署の方々にもCCを入れています。ご一読ください。また本件に関して返信いただくときは状況共有のために「全員に返信」いただくと幸いです。
こういった一文を入れることでCCを入れられた人もわかりやすいですね。
「BCC」とは何？
「CC」がどんな物かわかっていただいたところで「BCC」がどんなものか説明していきましょう。
「CC」の場合、受信者はTOで送られた人はもちろんCCで誰に送られたのか、さらにメールアドレスも知ることが出来ます。
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一方BCCはBlind Carbon Copyの略で、Blind（情報を伏せた）という言葉が付くとおり、TOで誰に送られたのかはわかりますが、BCCで誰に送ったのかわかりません。
BCCの使用例
BCCをどんなときに使うのか、使用例を挙げていきます。
- 習い事・学校内の連絡網
- メルマガ
- イベントのお知らせ
- 退職時の関係各所に送る「退職のお知らせメール」
- 上司や部下をBCCに入れてこっそり報告
一般的に「メルマガ」は送信者の設定がすべて「BCC」になっています。これによって不特定多数の人に一斉配信をしてもお互いのプライバシーを守ることができます。
BCCのマナー・知っておきたいこと
上でも触れましたがBCCは自分以外の誰に送られているのかわかりません。そのためメールの冒頭に「このメールは一斉配信のためBBCで送信します」などを加えると親切です。
ちなみに大人数に送るメルマガはメールアプリのBCCで送らずに、メルマガサービスなどを使うようにしましょう。
一斉にたくさんの人にメールを送るとスパム認定されたり、サーバーがスパム行為を行っているとしてサーバーをロックすることがあります。
