スポンサーリンク
少し前まで「ビデオ会議」「ビデオミーティング」「オンライン会議」「オンライン飲み会」そんな言葉が当たり前のように使われているのは、IT企業など本当に一部の企業だけでした。
ところが新型コロナウイルスの感染拡大で、世の中の流れが大きく変わってしまいました。
今では直接会って仕事する機会もありますが、オンライン会議もどんどん当たり前になっています。
では実際に仕事でビデオ会議をやりたい時、ZoomやSkype、FaceTimeなどどのビデオ会議システムを使うのがいいのでしょうか。
ビデオ会議は2つの方式がある
まず初めに知っておいていただきたいことがあります。
それはビデオ会議のシステムには2つの方式があるということです。
- 電話が進化したもの
- 会議室が進化したもの
これだけでは一体どういうことなのかわかりにくいと思うので、もう少し話を噛み砕いて説明していきます。
SkypeやFaceTimeは電話が進化したもの
スポンサーリンク
まず、SkypeやFaceTimeは「電話」が進化したものです。
電話は発信者が電話をかけます。すると相手の電話が鳴り、それに応答することで2人の会話が始まります。SkypeやFaceTimeも基本的にはこの流れが同じです。大きく違うのは映像が伴うことです。
4人でビデオ会議を始める場合、主催者は残りの3人に発信して、残りの3人は着信に応答して会議に参加します。もちろん途中から人を増やすこと、途中で誰かが抜けることもできますが、基本的な発想は電話と同じです。
ちなみにLINEやFacebook、Instagramの通話やビデオ電話もこのタイプです。
ZoomやGoogle Meetは会議室が進化したもの
一方、ZoomやGoogle Meetは「会議室」が進化したものです。
現実の会議は誰かが会議を主催して、会議室を予約します。会議のじかんになると予め招待された人が集まります。
ZoomやGoogle Meetも同じで主催者（ホスト）が会議を主催し、オンライン上の会議室を設けて会議室のIDやパスワードをを参加者に伝え、会議の時間になると参加者が会議室に入室します。
また主催者（ホスト）は会議室への入室を管理できるので、参加者が現れても「入室を許可」「入室を待たせる」と言ったことができます。
スポンサーリンク
仕事で使うなら会議室タイプがお勧め
上の説明だけを見ても「電話が進化しても会議室が進化しても同じじゃない？」と思う方もいるかもしれませんが、この違いはかなり大きいです。
シチュエーション別になぜ「会議室タイプ」が優れているのか説明していきます。
主催者は開始のタイミングで迷う必要がない
まずはホスト側にとっての会議室タイプを使うメリットから。
SkypeやFaceTimeなど電話タイプのビデオ会議ツールでこんなこと迷ったことありませんか？
「10時から会議」と先方に伝えて、10時より前に相手に連絡するのは失礼。でも10時ピッタリがいいのか、それとも10時5分くらいがいいのか。。
ところが会議室タイプなら自分の準備さえ整えば、オンラインの会議室に入室すれば良いんです。入室したあとは先方が入室してくるまで別の仕事をすれば良いので、「いつかけよう」と考える必要がありません。
会議室タイプは呼び出しがない
続いて会議に招待された側のメリットです。
電話タイプのビデオ会議ツールだとこんなこともよくあります。
スポンサーリンク
「10時から会議」と言われていて、それまでの数分ちょっと手が空いたけど、コーヒー買って飲む時間はなさそう。しょうがないから自席で待っていたのに10時を過ぎても呼び出されない。この待ち時間があったらコーヒー買って飲めたのに。
他にもこんなことありませんか？
10時からの会議の準備を時間ギリギリやって今9時57分。会議の前にトイレに行こうとしたら、相手から呼び出しがあってトイレに行くために呼び出しを無視することに。（もしくはトイレ行くのを我慢して、会議に出ることに）
これらの困るのは呼び出しは主催者のタイミングで行われることです。
ところが会議室タイプのビデオ会議ツールは「いつ呼び出されるか」を待つ必要がありません。自分の準備が整ったらオンライン上の会議室に入室すれば良いんです。
予定時間より早く準備ができたらオンライン上の会議室への入室を試みて、主催者が既に会議室に入れば時間前でも会議を始められます。主催者の準備ができていない場合は「待合室」で待たされるので、主催者の準備ができるのを待ちましょう。
逆に時間を過ぎそうでも相手から呼び出されることはないので、ちょっとトイレに行ったり、飲み物を買いに行ったりする時間を確保することができます。
会議室と待合室の2部屋ある
上でも少し触れましたが、ZoomやGoogle Meetには入室を許可しないで待たせる「待合室」の機能があります。
これによって例えばこんな使い方ができます。
こう言った使い方は日常的に使えて非常に便利です。
スポンサーリンク
他にもオンライン上で面接を使うときにこんなふうに使えます。
このやり方なら面接だけでなく、社内や学校内の面談でも使うことができます。
上の図ではスペースがなく書けませんでしたが、面接の後はメモをまとめたり、次の人の準備をする時間に当てることができます。
SkypeやFaceTimeでこう言ったミーティングをする場合、面接官は大変です。ところがZoomなどの会議室タイプのビデオ会議ツールの場合、入退室だけ管理すれば良いので、非常に楽です。
今ならZoomを使うのが一番お勧め
ここまでビデオ会議ツールを使うなら、「電話タイプ」と「会議室タイプ」のどちらがお勧めかを紹介しました。
で、結局どれが良いのか？というと「りんごの使い方」はZoomをお勧めします。理由はいくつかあって
- 会議室タイプのビデオ会議ツールだから
- ビデオ会議ツール以外にホワイトボードや録画機能、画面共有など機能が充実しているから
- 利用者が多いから
- アカウントを作らなくても参加しようと思えば参加できるから
これらが挙げられます。Googleが提供するGoogle MeetやFacebookが提供するMessenger Roomsも会議室方のビデオ会議ツールではありますが、昨日の充実を考えるとZoomが優れています。
