在宅ワークの壁「時間管理」どうしてる?アプリを使った管理する例を紹介

新型コロナウイスるの流行を受けて2020年から在宅ワークをする人が圧倒的に増えました。

この記事では自宅で仕事をする人の大きな壁となる「時間管理」をするために僕自身が行っていること、使っているアプリを紹介します。

「在宅ワークだと時間管理が難しい」「自分を戒めるのが大変」などあると思うので、少しでも参考になれば幸いです。

フリーランスとして6年、在宅ワークしています

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まずは僕個人のことを少し書いていきます。
僕は2014年1月にこれまで勤めていた企業を辞めて、フリーランスで仕事をしています。

メインの仕事はブログ運営。この「りんごの使い方」以外にいくつかブログを運営するいわゆる「ブロガー」がメインの仕事です。それ以外にも以前は外部メディアに記事を寄稿したり「書くこと」が仕事です。

そのフリーランスとして働いてきた6年の中で身につけた「時間管理」の方法を今回は記事としてまとめることにしました。

使っているアプリ

僕が今、時間管理のアプリとして使っているのはToggl(トグル)です。
Togglは無料版と有料版があり、僕は無料版を使っています。

今回はTogglを使った説明をしていますが、それ以外のアプリでもまったく問題ありません。

以前はaTimeLogger 2というアプリを使ったり、もっと基本に立ち返ってGoogleシートに時間を入れて管理したこともあります。

他にも僕は使ったことありませんが「Hours Time Tracking」や「Timesheet 時間管理」というアプリもあります。

在宅ワークで感じる「時間管理」の大変さ・あるある

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まずは自宅で仕事をする、在宅ワークで仕事をすることのあるある、大変さみたいなことから紹介していきます。

会社にいる=周りの目があることで集中できる

さて少しだけ僕自身のことを書きましたが、ここから本編です。

自宅で仕事をするようになって感じるのは「会社にいる=周りの目があることで集中できる」という要素があるのは事実です。

誰もみていない自宅だと「ちょっとこの動画みてみようか」とか「さっきゲームいいところだったから、仕事詰まってるし気分転換にゲームでも」なんてことが簡単にできてしまいます。

それが在宅ワークの大きな壁になるのではないでしょうか。

仕事中にプライベートが流れ込んでくる

自宅で仕事をするとついつい他のことに気を取られたり、仕事とプライベートのことが混ざって境目がなくなりがちです。

例えばこんな経験したことありませんか?

  • 仕事が始まる前に洗濯機をかけて、洗濯機が終わったら洗濯物を干す
  • お昼の時間にテレビを見たり、ゲームをしたりしてしまう。しかもついつい休憩が長い傾向に
  • 本来仕事の時間だけど、晩御飯の買い物に近所へ出かけしまう
  • 子供がちょっかいを出してくる

こういった仕事をしているのにプライベートの要素が流れ込んでくることもあります。

この自由度の高さが在宅ワークの良さである反面、こういったことが頻発するとだんだん怠ける時間が増えてしまうかもしれません。

プライベートの時間に仕事が割り込んでくる

また逆のこんなパターンもあります。

  • 仕事が終わったのにメールで「できれば今日中に」と書いてあって対応してしまう
  • やり忘れた仕事を思い出して急に仕事を始める

この中のプライベートの時間に流れ込んでくる仕事は時間管理だと締め出すのは難しいかもしれませんが、記録として残しておくことで傾向が見えてきたり、対策を練れるかもしれません。

時間管理アプリを使うコツ

それでは在宅ワークで時間管理をするときに役立つアプリの使い方のコツを紹介していきます。

人によってやり方は違うと思うのであくまでも参考として読んでもらえたら幸いです。

人によっては「仕事」だけでもOK

Togglに限らずアプリを使った時間管理を行うとき、思いついたことをどんどん付けていくといつか崩壊します。

では、どんなふうに時間を記録していけば良いのか?というと、実は極端な話、しっかり仕事をしているか知りたいだけなら「仕事」という時間を作って、タイムカード感覚で記録するだけでも要は足りるかもしれません。

むしろ最初はそれだけでも良いのかもしれません。

「時間を記録する」という習慣を付けるだけでも大きなことです。

もう少し分けたい場合は最初に書き出すのがGOOD

時間管理をどこまでやりたいか。どんな目的でやりたいか?にもよりますが、「仕事」よりもう少し細かく管理したい場合は、時間の項目を書き出してみましょう。

自分が何を管理したいか、何を知りたいか考える

そのとき何を軸に分けていくか、時間管理を行うことで何を知りたいか?を考えていくとわかりやすくなります。

  • プロジェクトや会社ごとに分ける
  • 業務(ミーティング・メール・資料作りなど)で分ける

いくつもプロジェクトや担当企業を抱えている人で「どのプロジェクト、どこの企業に時間を割いているか」を知りたい場合は、プロジェクトや企業単位で「時間」を組んでいくと管理しやすくなるかもしれません。

逆にどの業務に時間を多く使っているか知りたい場合は、業務ごとに分けていくと管理しやすくなります。

例えば「ミーティング」「メール」などばかりを記録していて、実は「俺、A社にどのくらい時間を割いているか知りたかった」と後で思っても後の祭りです。

細分化しすぎはお勧めしない

ちなみに「プロジェクトや企業」と「業務ごとに分ける」の両方を同時に行うこともできます。

例えば「部内:ミーティング」「A社:見積もり」「B社:資料作り」などなど細分化して記録することもできます。

時間管理の中・上級者であれば細分化しても問題なく機能するかもしれませんが、「時間管理が難しい」「時間管理アプリを使ったことがない」という方は細分化させない方がいいです。

というのも「4つのプロジェクトと5つの業務」を管理しようと思うと「4×5」で20個もの「時間」が生まれます。

管理する時間が増えすぎると、仕事が切り替わるたびにTogglを開いて、タスクをストップ→新しいタスクをスタートしなければならず、正直めんどくさくなってしまいます。

結果、仕事をするのが目的なのか、それとも時間管理、さらに言うとアプリ(ここではToggl)を使いこなすのが目的なのかわからなくなってしまうわけです。

そして時間管理を諦めてしまいます。僕はそれで何度もTogglを挫折してきました。

そういう意味で時間管理は極端な話「仕事」1つだけでもいいと書いたわけです。

僕が実践している時間の分け方

僕が実際にやっている時間の分け方は「プロジェクトで分ける」です。

僕はフリーランスでいくつかのブログを運営することがメインの仕事なので「ブログ」ごとに時間を分けています。「執筆、調べ物」などを細分化させることもできますが煩雑になりそうなので細かくは分けていません。

またフリーランスなので経理の仕事や、細々とした雑用は一つにまとめて「雑務」として時間を記録しています。

以前は子育ての時間や家事の時間も記録していたのですが、それはやめました。色々つけすぎると記録し忘れや、「きちんと記録しないと」という気負いがストレスになって、時間を記録するのがストレスになってしまうからです。

それよりも大切なのは自分がどのくらい仕事をしているのか、何に時間をあてているのか知りたかったので、こういった大まかな分け方が定着しました。

最初は試験運用でいろいろ試してみよう

時間管理は最初、何を記録すればいいのか迷うことが多いです。
やりすぎると、それがストレスになり続かなくなるし、大雑把すぎると後で見直した時、十分な情報量がないかもしれません。

なので初めは「試運転」を数日、1週間くらい行って最適化していくことをお勧めします。

最初の方でも触れましたが、最初の方は「仕事」の時間だけを記録してみて、それが慣れたら、1つ何か加えて。。と徐々に増やしていくのも一つのやり方です。

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